Crear fórmulas matemáticas y lógicas usando funciones estándar de las hojas de cálculo

Fórmulas
Las fórmulas son uno de los elementos esenciales de una hoja de cálculo. Introduciendo estos elementos en las celdas, convertimos las hojas en una calculadora que actualiza las operaciones cada vez que se modifica una variable. Una fórmula puede consistir en una operación con constantes (=2+2) o puede hacer referencia a otra celda (=C5+20). Una fórmula pueda contener funciones, referencia, operadores y constantes.

Referencias y errores

Al escribir fórmulas en tu hoja de cálculo, ocurren posibles errores que debes evitar para conseguir el resultado deseado.

Referencia

Una referencia identifica a una celda (o rango de celdas) de manera única. Las referencias son como direcciones dentro de un libro de que permitirán a las fórmulas encontrar cualquier celda y obtener su valor para utilizarlo en los cálculos.

Referencia relativa

Guardan una relación con la columna y la fila en donde se encuentran. Lo que esto quiere decir es que, al momento de copiar una referencia relativa a otra celda, se ajustará automáticamente su columna y su fila.

Referencia absoluta

Estas referencias permanecen fijas sin importar la cantidad de veces que sean copiadas. Para hacer que una referencia sea absoluta necesitamos anteponer el símbolo $ a la columna y fila de la referencia.

#¿NOMBRE?

Este error se produce cuando no se reconoce el texto de la fórmula introducida en la celda, ya sea porque no está bien escrita la fórmula o porque no existe.

Para evitar errores ortográficos en los nombres de fórmula, use el asistente para fórmulas.

#¡DIV/0!

Este error se produce cuando se detecta que se ha realizado un cálculo de un número dividido por 0 o por una celda que no contiene ningún valor.


Para corregir el error, siga uno de estos procedimientos:

  • Asegúrese de que el divisor de la función o fórmula no es cero ni está en blanco.
  • Cambie la referencia de celda de la fórmula a otra celda que no contenga un valor de cero (0) ni esté en blanco.
#¡REF!

Este tipo de error surge cuando tenemos una referencia de celda inválida en la fórmula. Por ejemplo, cuando la fórmula hace referencia a una celda o rango de una hoja que fue eliminada.


El error #¡REF! se ha provocado al eliminar la columna C (Ventas de 2007) y ahora la fórmula lee =SUMA(B2,#¡REF!,C2)

Fórmulas aritméticas

Una fórmula comienza siempre con un signo igual (=), que puede estar seguido de números y operadores matemáticos

Funciones
Una función es una fórmula predefinida que realiza los cálculos utilizando valores específicos en un orden particular.
Cada función tiene una sintaxis, un orden específico que debe seguirse para obtener el resultado correcto. La sintaxis básica para crear una fórmula con una función es: nombre_función(argumento1,argumento2;...,argumentoN).

Partes de una función

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan.

1

Partes de una funcion

  • Signo igual (=)
  • Nombre de la función (por ejemplo, SUMA)
  • Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. Pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
  • Los argumentos deben separarse por una coma ,.
2

: (dos puntos)

Operador de rango, que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, estas incluidas.

3

, (coma)

Separan los valores individuales, referencias de celda y rangos de celdas en los paréntesis. Si hay más de un argumento, se debe separar cada argumento por una coma.

Como usar las funciones

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan.

Funciones

Funciones principales

Una función es una fórmula predefinida que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

SUMA

La función SUMA, es una de las funciones matemáticas básicas, reune los valores en uno solo. Puede sumar valores individuales, referencias o rangos de celda o una combinación de las tres.

La forma más sencilla de agregar una fórmula SUMA a su hoja de cálculo es usar el asistente de Autosuma.

  • Seleccione una celda vacía directamente encima o debajo del rango que quiere sumar.
  • En la pestaña Inicio 01 o Fórmula de la cinta de opciones, presione Autosuma > Suma 02.
  • El asistente de Autosuma detectará automáticamente el rango que se va a sumar y creará la fórmula 03. También puede funcionar horizontalmente si selecciona una celda a la derecha o a la izquierda del rango que va a sumar 04.

PROMEDIO

Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. El promedio se obtiene sumando todas las cantidades de una lista o conjunto de valores, para luego dividir el total para el número de cantidades 01.

  • Los argumentos pueden ser números o nombres, rangos o referencias de celda que contengan números 02.
  • Si el argumento de un rango o celda de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero.
  • Si desea incluir valores lógicos y representaciones textuales de números en una referencia como parte del cálculo, use la función PROMEDIOA.

MIN

MIN representa las tres primeras letras de la palabra MINIMO y se utiliza para encontrar el número más pequeño, menor o mínimo en una lista de valores o argumentos.

  • Los argumentos pueden ser números o nombres, matrices o referencias que contengan números.
  • Si el argumento es una matriz o una referencia, sólo se utilizarán los números contenidos en la matriz o en la referencia. Se pasarán por alto las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia.
  • Si el argumento contiene celdas vacías, valores lógicos o de texto, la función MIN devuelve 0.
  • Si desea incluir valores lógicos o de texto utiliza la función MINA.

MAX

MAX representa las tres primeras letras de la palabra MAXIMO y se utiliza para encontrar el número más grande, mayor o máximo en una lista de valores o argumentos.

  • Los argumentos pueden ser números o nombres, matrices o referencias que contengan números.
  • Si el argumento es una matriz o una referencia, solo se usarán los números contenidos en la matriz o en la referencia. Se ignorarán las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia.
  • Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0 (cero).
  • Si desea incluir valores lógicos y representaciones textuales de números en una referencia como parte del cálculo, use la función MAXA.

CONTAR

La función CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen números y cuenta los números dentro de la lista de argumentos.

  • Se cuentan argumentos que son números, fechas o una representación de texto de los números (por ejemplo, un número entre comillas, como "1").
  • Los argumentos pueden contener o hacer referencia a una variedad de diferentes tipos de datos, pero sólo se cuentan los números.
  • Si un argumento es una matriz o una referencia, solo se considerarán los números de esa matriz o referencia. No se cuentan celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error de la matriz o de la referencia.
  • Si desea contar valores lógicos, texto o valores de error, use la función CONTARA.
  • Si desea contar solo números que cumplan con determinados criterios, use la función CONTAR.SI o la función CONTAR.SI.CONJUNTO.

Prueba

Descubre que tanto aprendiste sobre hojas de cálculo, y si es necesario, vuelve a repasar el tema.

1. Para ingresar una fórmula, siempre debo anteponer el símbolo =

  • A. Verdadero
  • B. Falso

2. ¿Cuál es el nombre del error que hace referencia a la ortografía?

  • A. #¡REF!
  • B. #¿NOMBRE?

3. ¿Cuales son las operaciones principales en las fórmulas aritméticas?

  • A. Suma, porcentaje y promedio
  • B. Suma, resta, multiplicación y división

4. ¿Cómo se llaman los valores que estan involucrados en una función?

  • A. Argumentos
  • B. Filas, columnas y celdas

5. ¿Cuál es el nombre del menú para insertar funciones?

  • A. Fórmulas
  • B. Insertar