Preparar documentos para combinar correspondencia.

Preparación

Cuando tenga correo masivo para enviar a personas de su lista de distribución de correo, puede usar la combinación de correspondencia.

Existen tres archivos para crear e imprimir cartas con el proceso de combinación de correspondencia:

  • El documento principal
    este documento contiene texto y gráficos (un logotipo o una imagen, por ejemplo) son idénticos para cada versión del documento combinado.
  • La lista de distribución de correo
    este documento contiene los datos que se usan para rellenar la información en el documento principal. Por ejemplo, la lista de distribución de correo contiene las direcciones que se imprimirán en las etiquetas o en los sobres.
  • El documento combinado
    este documento es una combinación del documento principal y la lista de distribución.

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Preparar el documento principal.
Lo primero que debe hacer para iniciar una combinación de correspondencia es escribir el documento que servirá como el mensaje que se enviará a sus respectivos destinatarios.

En la pestaña Correspondencia (Correo), en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, elija Iniciar combinación de correspondencia y, a continuación, elegir el tipo de documento que se quiere generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc.)

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la lista de distribución de correo.
La lista de distribución es el origen de datos. Puede ser una hoja de cálculo Excel, un directorio de contactos de Outlook, una base de datos o una lista de direcciones Office. Que contiene los registros que se usa para extraer información de crear la carta.

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Vincular la lista de distribución de correo.
En la pestaña Correspondecia (Correo) en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, elija Seleccionar destinatariosy, a continuación, elija una opción.

  • Si selecciona Escribir una lista nueva, aparecerá una nueva ventana que te permitirá ingresar manualmente la información de cada destinatario.
  • Si seleccionas Utilizar una lista existente, podrás examinar los archivos de su computadora para buscar distintos tipos de bases de datos y hojas de cálculo.
  • Si elige Seleccionar de los contactos de Outlook, se cargarán sus contactos de Outlook
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Agregar contenido que es distinto para cada persona que lo recibe, por ejemplo, su nombre y dirección. Es el método recomendado para agregar estos detalles insertar campos de combinación en el documento principal.

  • Haga clic en donde desea agregar el campo de combinación de correspondencia en el documento.
  • En la pestaña Correspondencia (Correo) del grupo Escribir e insertar campos elija Insertar campo de combinación.
  • Seleccione la lista desplegable y, a continuación, seleccione el nombre del campo.

Impresos

Una vez que hayas terminado, puedes finalizar el proceso de combinación y crear los documentos individuales. Cuando presiones el botón Finalizar y combinar.

Completar la combinación.

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Imprimir documentos: seleccione esta opción para enviar directamente el documento combinado a la impresora. No podrá ver el documento en la pantalla.

Al hacer clic en Imprimir documentos, el cuadro de diálogo Combinar al imprimir aparece. En el cuadro de diálogo, puede elegir qué registros combinar. Al hacer clic en Aceptar, el cuadro de diálogo Imprimir aparece. Haga clic en Imprimir para imprimir el documento de la combinación.

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Editar cartas individuales. seleccione esta opción para mostrar el documento combinado en la pantalla.

Al hacer clic en Editar cartas individuales, el cuadro de diálogo Combinar en el nuevo documento aparece. En el cuadro de diálogo, puede elegir los registros que desea combinar. Al hacer clic en Aceptar, los documentos se combinan en un documento de nuevo.

Para imprimir el archivo, en el menú Archivo, haga clic en Imprimir.

Prueba

La prueba no es oficial , es sólo una buena manera de ver lo mucho que sabes, o no saben.

1. El documento principal:

  • A. Este documento contiene texto y gráficos que son idénticos para cada versión del documento combinado
  • B. Este documento es una combinación del documento principal y la lista de distribución

2. La lista de distribución de correo:

  • A. Este documento contiene la información que se enviará por mensajería
  • B. Este documento contiene los datos que se usan para rellenar la información en el documento principal

3. ¿Cómo insertar campos de combinación?

  • A. En la pestaña Correspondencia, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, elija Iniciar combinación de correspondencia
  • B. En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos, elija Insertar campo de combinación.

4. Una vez que haya terminado, puede finalizar el proceso de combinación y crear los documentos individuales. Cuando presiones el botón Finalizar y combinar:

  • A. Verdadero
  • B. Falso

3. ¿Para imprimir el archivo?

  • A. En el menú Inicio, haz clic en Imprimir archivo.
  • B. En el menú Archivo, haz clic en Imprimir.